Rubrica Fiscale: accertamenti fiscali, conservazione documenti aziendali, digitalizzazione -1
L’argomento di oggi.
[da C.C. agente di viaggi in provincia di Roma].
Abbiamo ricevuto dall’Agenzia delle Entrate Riscossione una cartella esattoriale in cui ci si ingiunge di pagare un importo assai elevato (oltre 200.000 euro), più relative pesanti sanzioni, per Iva secondo loro non pagata nell’anno 2018. Ma quali sono i tempi di prescrizione per gli accertamenti fiscali? E come gestire un accertamento relativo a 5 anni fa, come reperire la documentazione e le informazioni se magari la persona che se ne occupava non lavora più con noi?
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La nostra interpretazione.
La situazione esposta dall’agenzia laziale coinvolge alcuni importanti aspetti organizzativi nella gestione d’impresa che sono spesso sottovalutati nell’ambito dell’attività operativa corrente, fino a quando un evento traumatico li riporta con forza in primo piano. Esaminiamo qui appunto gli aspetti relativi all’organizzazione d’impresa, poiché ovviamente la gestione di merito dell’accertamento viene seguita direttamente e riservatamente con l’agenzia destinataria della cartella.
Termini per gli accertamenti fiscali. A partire dall’anno 2016, come da Legge n. 208/2015, i poteri di accertamento dell’Amministrazione Finanziaria devono essere esercitati entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi e Iva relativi a ciascun periodo d’imposta. Nel caso in oggetto, la dichiarazione fiscale relativa all’anno 2018 andava presentata nell’anno 2019, per cui la prescrizione dell’accertamento sarebbe scaduta al 31 dicembre dell’anno 2024. La cartella dell’ADER, l’ente governativo a cui è affidata la riscossione delle imposte (è la vecchia Equitalia a cui il governo Renzi nel 2017 ha semplicemente cambiato nome) è quindi nei tempi.
Dichiarazione omessa. Ricordiamo che le dichiarazioni fiscali si considerano omesse, oltre che nel caso in cui non siano mai state effettivamente inviate, anche nel caso in cui l’invio telematico sia stato successivo ai 90 giorni a decorrere dalle scadenze di legge: per l’Iva il 30 aprile per il periodo d’imposta dell’anno solare precedente; per le Imposte Dirette l’11° mese dopo il termine dell’anno solare precedente o del diverso esercizio contabile previsto dallo statuto. Le dichiarazioni presentate entro i 90 giorni dalla scadenza si considerano invece valide, ancorché assoggettate a modeste sanzioni. Orbene, in caso di dichiarazione omessa i termini per l’accertamento fiscale sono prolungati al 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui si sarebbe dovuta presentare la dichiarazione.
Questi termini di accertamento fiscale costringono in pratica l’impresa a tenere “aperti” i conti col fisco, relativamente a ciascun esercizio, per almeno i 6 anni successivi. In altre parole: oggi siamo nel 2023, pertanto, sempre dando per scontata la tempestiva presentazione delle dichiarazioni, l’impresa è ancora fiscalmente sub iudice, oltre che per l’esercizio corrente, per i 6 esercizi precedenti dal 2017 al 2022. Gli amministratori di filiali italiane di imprese multinazionali fanno fatica a spiegare che il consolidato di Gruppo, magari assoggettato addirittura a rendiconti trimestrali per i mercati finanziari, oltre che al pagamento annuale dei dividendi, potrebbe modificarsi per un accertamento fiscale in Italia relativo a 5 o 6 anni prima.
Riduzione di un anno dei termini di accertamento con voto ISA pari o superiore a 8. Il modello ISA (Indicatori Sintetici di Affidabilià) è un allegato della dichiarazione dei redditi e calcola una sorta di “pagella fiscale” del contribuente sulla base di dati contabili, extracontabili e di presunzioni di mercato ereditate dai precedenti Studi di Settore: “se mi dichiari risultati di gestione molto diversi da quelli che io stimo siano la media del tuo settore, magari ti vengo a verificare”. Noi non amiamo questo strumento in quanto ritiene di “livellare” in modo induttivo il margine di ogni singola transazione turistica in agenzia, che invece sappiamo essere soggetta a marginalità assai diverse caso per caso, a seconda di molti fattori contingenti e di mercato. Comunque gli ISA non sono uno strumento di accertamento, ma solo di compliance e le conseguenti pretese possono essere ben contrastate, se l’impresa gestisce una corretta contabilità ordinaria (non semplificata!) e transazioni finanziarie sempre con canali tracciati.
E qui veniamo invece a una riduzione più interessante (due anni) dei tempi di accertamento fiscale. Vale dal 2019 (introduzione della fatturazione elettronica) per i soggetti che dichiarano in apposito quadro della dichiarazione dei redditi di aver gestito tutti i pagamenti ricevuti ed emessi di importo superiore a 500 euro con canali tracciati. Pratica che da sempre noi consigliamo quale potente strumento probatorio della contabilità aziendale.
Veniamo ora al problema di supportare con documentazioni e informazioni probatorie le controversie derivanti dagli accertamenti fiscali relativi anche a 5 o 6 anni prima, per giunta in un’impresa come l’agenzia di viaggi la cui attività è polverizzata in migliaia di transazioni, gestite e contabilizzate probabilmente da vari addetti che si sono in quel frattempo avvicendati. E ricordando inoltre che l’Amministrazione può far ricorso anche all’art. 2220 del codice civile: “Conservazione delle scritture contabili. Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”. Le “lettere e i telegrammi” oggi sono sostituiti dalle email, dalle comunicazioni per via telematica, dai siti internet, dai sistemi gestionali. Tutto questo, se conservato con valore probatorio per dieci anni, può essere utilizzato nelle controversie civili e fiscali. E qui veniamo al concetto di digitalizzazione totale dell’impresa che tratteremo nel prossimo articolo.
La Newsletter del Centro Studi ©Advmanager, 23 giugno 2023, n. 98 (Rubrica Fiscale n. 26)
Francesco Scotti senior advisor L. n. 4/2013, coordinatore
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